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Lorsque l’on sous traite la création d’un emailing il est préférable de passer par une phase de définition des besoins afin de vous faire gagner du temps par la suite. Nous vous proposons ce cahier des charges pour mettre au claire vos idées et formaliser plus simplement votre projet. Ce cahier des charges peut être complété par le responsable de projet qui n’est pas un spécialiste du domaine. Ce modèle de cahier des charges fait parti des différentes ressources marketing mis à disposition dans notre dossier d’outils pour le marketing en ligne.
Réalisation d'un gabarit E-Mail
Ce document est donné à titre d’exemple et pourra servir de trame pour la réalisation d’un document de synthèse de présentation d’un projet de création d’un gabarit Email / Newsletter. Il pourra être simplifié en fonction de la complexité du projet ou de la taille de l’entreprise.
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Introduction
Ce document a pour objectif de définir de manière synthétique un cadre concernant les besoins et les attentes de notre société concernant notre projet de création d’un gabarit E-Mail / Newsletter.
Cependant nous sommes à l’écoute de propositions, d’idées et de solutions complémentaires permettant la réussite de notre projet.
Contexte
Présentation de l'entreprise
Renseigner plus précisément dans ce paragraphe, la description de l’entreprise (taille, CA…), son activité, ses marchés, ses clients, ses concurrents, ses évolutions futures….)
Présentation et objectif du projet
Le projet concerne la réalisation d’un gabarit E-Mail / Newsletter dont le but est de :
- …
- …
Donner l’objectif du projet, pas uniquement en terme de réalisation, mais aussi en terme d’attentes et de stratégie (ex : se faire connaître, fidéliser ses clients, se développer à l’export, vendre en direct, développer un nouveau canal de distribution ….).
Existant dans l'entreprise
La société a une charte graphique utilisée dans sa communication qui devra être exploitée dans la communication en ligne. ….
L’objectif de ce paragraphe est de décrire un niveau d’équipement et de maîtrise de l’outil internet (messagerie, accès, …), de l’existence d’un site internet, d’un nom de domaine. Des outils de communication actuellement utilisés (plaquette commerciale) … afin que le prestataire connaisse l’existant. Fournir les supports (plaquette commerciale, catalogue, carte de visite…) avec ce cahier des charges sous forme numérique.
Exemple :
La société a un site internet depuis XXX, il génère x contact par mois et la charte graphique est ancienne.
Nous participons à x salons professionnels dans l’année. Nous éditions un catalogue produit XX milliers d’exemplaire et en x langues.
Nous collectons les adresses e-mail par le biais de salon, de notre site Internet, de l’achat de bases de données
Expression des besoins
Contraintes techniques
La société :
L’objectif est de définir les points techniques incontournables s’il en existe. Ce qui permet au prestataire de poser des questions complémentaires et évaluer la complexité ou la faisabilité du projet.
- Largeur de 600 Pixels maximum
- Éléments important visibles dans la zone de prévisualisation (premier tiers de l’email)
- pas d’utilisation de flash, ni javascript, ni iframe
- pas d’utilisation de formulaires
- respect de la compatibilité des clients mail avec les CSS
- Pas de commentaires dans le code
- encodage en UTF8
- les accents codés en HTML
- Utilisation de tableaux simples dans le HTML
- Les textes associés aux images (balise ALT)
- pas de taille négatives dans les FONT
- pas de tag TBODY
- pas de balise DIV mais des P CLASS ou TD CLASS
- pas de floag de priorité mis à « Importance Haute »
- des adresses absolues pour les images
- présence d’un lien de prévisualisation de l’email dans un navigateur en haut de page
- présence d’un lien de désinscription en pied de page
Exemple :
La société est équipée d’une base de données développée sous XXX contenant les coordonnées des clients et prospects, ces données pourront être récupérées dans le corps du message pour personnaliser le contenu.
La société utilise la solution xxx pour effectuer le routage des e-mail….
Organisation du projet
Le projet est géré par M XXX qui est responsable du service xxxx :
- …
L’objectif est de définir le ou les interlocuteur(s) qui sont impliqués dans le projet et en relation avec le prestataire.
Il est impératif qu’un responsable de projet soit nommé et devienne l’interlocuteur unique entre le prestataire et le client. Il est intéressant de donner ses fonctions et compétences (informatique, communication….). Vous pouvez également donner la liste des noms et fonctions des personnes impliquées dans le projet et leur rôle respectif (en particulier pour la personne qui valide les livraisons qui peut ne pas être le responsable du projet).
Exemple :
Monsieur XXX en charge de la communication est responsable de projet, il travaille avec Madame XXX responsable de l’informatique qui se chargera de valider les points techniques…. La recette du gabarit se feront avec Monsieur XXX dirigeant de l’entreprise
Planning
Notre société souhaite que le gabarit soit opérationnel pour le …
Donner une période de livraison ou une date précise si la création du gabarit correspond à un événement précis. Dans ce dernier cas indiquez les enjeux de cette date pour votre entreprise. Attention, une grosse partie du travail de rédaction et d’organisation de l’information vous incombe, ne donnez pas un délai de réalisation sans tenir compte de vos disponibilités.
Exemple :
La société doit participer au salon international de Paris qui se déroulera le XX/XX/XXX où nous souhaitons lancer une campagne email vers les participants.
La première campagne est prévue à la fin du mois de septembre car …
Cibles du mailing
A compléter
Le but est de définir vos cibles, produits associés et services proposés dans vos newsletter /email.
Pour le prestataire, il est important de bien identifier vos cibles car la communication visuelle et le vocabulaire en seront impactés.
Exemple :
La cible principale de cette newsletter sera les jeunes à la recherche de jeux de stratégie, mais nous souhaitons aussi trouver des diffuseurs car nous éditons des boîtes de jeux.
Nous cherchons à apporter un service d’information pour les entreprises qui sont nos clients actuels.
Nos produits répondent parfaitement à la norme XXX, et nous souhaitons rassurer nos clients potentiels et les informer sur cette nouvelle législation qui leur impose de faire évoluer leur parc machine.
Nos produits sont techniques, mais les acheteurs ne connaissent pas les procédés de traitement que nous utilisons, pour les informer nous éditons des contenus informatifs sur les normes qu’ils doivent respecter et l’avantage d’utiliser nos produits.
Nous souhaitons apporter une information générale sur l’entreprise et ses services pour les personnes qui ne nous connaissent pas encore, mais nous visons principalement nos actionnaires….
Les clients potentiels sont plutôt des designers….
Nous visons les revendeurs de textile sur la zone asiatique….
Contenu
A compléter
Le but est de donner des informations sur l’organisation de l’information et la structuration des emails que vous envisagez. Vous pouvez donner cette information sous la forme d’un tableau, d’un graphique…. L’idéal est de faire « simple ». L’objectif n’est pas forcement de figer cette organisation qui ne sera pas forcement réalisable, mais de donner un outil de réflexion partagé au sein de l’entreprise.
La rédaction des contenu sera réalisée par ….
L’objectif de ce deuxième paragraphe est de donner le process de rédaction des contenus et les outils que vous souhaitez utiliser.
Exemple :
Notre assistante commerciale sera la personne en charge de la rédaction des contenus, elle est experte en bureautique et pourra utiliser des outils de mise en page web après une formation (WordPress, Mailchimp, Dreamweaver…).
Nous ne souhaitons pas prendre en charge les modifications graphiques et nous enverrons directement les modifications au prestataire retenu. Nous estimons que nous rédigerons une lettre par mois.
Il ne devrait pas y avoir de modification fréquente des éléments graphiques, cependant si tel était le cas, ces modifications devront être réalisées par le prestataire sous x jours maximum.
Nous souhaitons être indépendant pour la rédaction du contenu, nous souhaitons que le gabarit créé respecte les règles définies par la solution de routage choisie afin que le contenu puisse être modifié en utilisant l’outil.
Rôle du prestataire
Conception graphique, développement et rédaction
Le prestataire proposera plusieurs pistes graphiques et ergonomiques intégrant la charte graphique de l’entreprise.
Dans un second temps, le prestataire devra montrer sur la piste graphique choisie, une maquette permettant de voir le gabarit.
Le prestataire fournira un fichier composé de tous les calques créé (photoshop ou assimilé).
Le prestataire aura la charge du découpage HTML de l’image
fournie précédemment. Il livrera le fichier HTML ainsi que l’ensemble des images découpées.
Concernant les contenus le prestataire devra …
La question est de savoir si vous rédigez les contenus, ou si vous demandez au prestataire de vous faire une proposition de contenu. Ceci implique ou non des coûts supplémentaires, et une charge de travail importante soit chez le prestataire, soit dans l’entreprise. Il faut bien définir les rôles de chacun sous peine d’une dérive des plannings. Vous pouvez également préciser dans le cas d’une lettre multilingue si la traduction est à votre charge ou à faire par le prestataire.
Fournitures diverses et logiciel
Nous pouvons fournir les éléments suivants :
- photo des produits
- photo de l’équipe
- les documents produits au format numérique
Le prestataire doit savoir que vous disposez des documents qui lui permettront la conception graphique du gabarit (logo en haute définition, photo libre de droit…). Attention pour certains documents de l’entreprise en particulier les photos, la société n’a pas forcement acheté les droits pour les mettre en ligne, vos fournisseurs doivent vous donner l’autorisation d’utiliser les photos… Si vous ne disposez pas d’éléments graphiques utilisables, le prestataire devra acheter des images et illustration pour votre gabarit qu’il vous facturera. Dans la mesure du possible joindre ces éléments dans les annexes de ce document.
Concernant le logiciel, le prestataire devra préciser si des outils spécifiques sont à acheter pour la rédaction des emails / newsletter ou si ils sont compris dans sa prestation.
Il est important de savoir si la prestation couvre tous les points en particulier les applications permettant de modifier votre gabarit (ex : photoshop, dreamweaver….). Le budget pour l’acquisition des produits viendrait en surcoûts.
Livrables
Le prestataire devra fournir dans sa proposition :
- un planning de réalisation et les étapes de validation
- le nom du chef de projet
- un contrat indiquant précisément les obligations et droit de chacun
- l’offre de prix avec le détail des prestations.
A la recette du gabarit :
- les fichiers graphiques utilisés pour la conception
- le fichier html réalisés dans le cadre du contrat
OU
le fichier au format Mailchimp, Sendingblue, mailjet et autres plateforme de mailing - les images découpées
Il est important à la fin du projet de récupérer les éléments numériques qui constituent votre projet sur un CD ou tout autre support numérique.
Aspects contractuels
Propriété et droit
Notre société sera propriétaire des images et conceptions graphiques créées dans le cadre de ce projet. Le prestataire se chargera de vérifier que ce transfert de droit est bien valable dans le cas d’une la fourniture de sources (images, textes…) externes à notre entreprise.
Veiller à obtenir les droits sur les conceptions graphiques (ce qui évite un copyright du prestataire sur le gabarit….).
Conditions de règlement et de facturation
A compléter par l’entreprise….
- Bien souvent les conditions de règlement sont proposées par le fournisseur, mais rien n’empêche de définir un cadre spécifique comme par exemple :
- 30 % à la commande
- 40 % à la validation des maquettes de la conception graphique
- 30 % à la livraison finale du gabarit
Il faut cependant tenir compte du fait que les prestataires qui réalisent ces prestations ont des structures assez petites et qu’il ne faut pas leur appliquer des conditions de règlement qui pourraient mettre en péril leur structure.
Si le projet est stratégique en particulier si vous devez, par exemple, lancer une campagne email dans le cadre d’un événement, vous pouvez imposer des pénalités de retard.
Par contre dans ce dernier cas, il est important de bien définir le mode de fonctionnement entre le prestataire et votre entreprise afin de ne pénaliser le prestataire que si le retard est de sa faute.
Confidantialité
Les informations relatives à ce projet…
- Il est parfois important de préciser ce point lorsque par exemple vous confiez des informations au prestataire dont vous n’êtes pas le propriétaire ou que ces informations sont confidentielles (mise à disposition d’informations sur les commandes clients, fichiers « clients »….).
Exemple
Les informations et données concernant ce projet sont confidentielles et appartiennent à notre société. Les données utilisées dans la phase de réalisation et de test devront être détruites après la réception finale du gabarit.
